Autocrate ဆိုတာ
Autocrat ဆိုတာ Google gsuite နဲ့တွဲသုံးလို့ရတဲ့ Add-ons တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ သူ့ကို multi purpose document merge tool လို့ခေါ်ပါတယ်။ ဘာကိုပြောတာလည်းဆိုတော့ document တွေကို အလိုအလျောက် ဖန်တီးပေးပါတယ်။ နမူနာပြောရမယ်ဆိုရင် စျေးရောင်းတဲ့အခါ ထုတ်ပေးတဲ့ recepit တွေ၊ လစာပေးတဲ့အခါ သုံးတဲ့ payslip တွေ၊ လူပေါင်းများစွာအတွက် Certificate တွေကို ထုတ်ရတဲ့အခါ။ word template ပုံစံတစ်ခုကို ထပ်ခါထပ်ခါ သုံးပြီး Spreadsheet ထဲက ဒေတာတွေကို ရိုက်နှိပ် print ထုတ်ပေးချင်တဲ့အခါ ဒါကိုသုံးလို့ရပါတယ်။
Use Cases
နမူနာအနေနဲ့ပြောရရင် တော့
ကိုယ့်အလုပ်ထဲမှာရှိတဲ့တစ်ယောက်ယောက်အတွက် လစာတွက်ပေးမယ်။ သူ့ရဲ့လစာ အသေးစိတ်ကို Google Sheet ထဲမှာတွက်ပြီး နောက်ဆုံးဘယ်လောက်ပေးရမလဲဆိုတာ အဖြေထွက်ပြီးသား။ လုပ်ဖို့လိုတာကတော့ သူ့ဆီကို Email နဲ့ ဒီလ ဒီလောက်ရပါတယ်ဆိုပြီးတော့ ပို့ပေးဖို့ပဲ ။
လုပ်ရိုးလုပ်စဉ်ဆိုရင်တော့ တစ်ယောက်ချင်းဟာကို ကော်ပီကူး ပြီးတော့ ကိုယ်ပြင်ထားတဲ့ ms word ဒါမှမဟုတ် Google doc လေးထဲကူးထည့် ပြီးတော့ pdf အဖြစ်ပြောင်း ။ တစ်ယောက်စီ email ပို့ ဒီလိုမျိုးပေါ့။
အသုံးပြုပုံ
ဒီနေရာမှာ Autocrat ကိုသုံးလိုက်မယ်ဆိုရင် .
၁.လစာတွက်တဲ့နေရာကတော့ကိုယ့်ဘာသာတွက်မယ်။
၂.ပြီးရင် အဲဒီလစာစာရင်းနဲ့ ၊နာမည်အားလုံးကို sheet အလွတ်တစ်ခုထဲကူးထည့်လိုက်မယ်။ နောက်ပြီး သူတို့ရဲ့email လိပ်စာလေးကိုပါ column လေးတစ်ခုထပ်ဖြည့်ပြီး ထည့်ထားလိုက်မယ်။
Installing add-on
၃.နောက်တော့ Autocrat addon လေးကို install လုပ်မယ်။ ဘယ်နားကလုပ်မလဲဆိုရင် Google sheet ထဲဝင်၊ ပြီးတော့ Add-ons ဆိုတဲ့ tab ထဲက get addons ကိုရွေး ၊ ပြီးတော့ autocrat ကိုလိုက်ရှာလိုက်မယ်။
လိုအပ်သလို google account access တွေပေးရမယ်။
၄.နောက်ဆုံး install လုပ်ပြီးသွားရင် အဲဒီ autocrat လေးက add-ons စာရင်းထဲမှာပေါ်လာလိမ့်မယ်။
၅.အဲဒီ add-ons လေးကိုနှိပ်ပြီး launch ကိုနှိပ်ရမယ်။
Connecting the sheet with template
၆.autocrat dashboard လေးပေါ်လာပြီဆိုရင်တော့ အဲဒီထဲမှာ google sheet ထဲက column လေးတွေနဲ့ ကိုယ် ကြိုဆောက်ထားတဲ့ payslip template လေးကို ချိတ်ပေးရမယ်။ template ဘယ်လိုလုပ်ရလဲသိချင်ရင်တော့ Template ပြုလုပ်ခြင်း ခေါင်းစဉ်ကိုသွားကြည့်ပါ။
၇.ဘယ်လိုချိတ်လဲဆိုတော့ Template ဖိုင်လေးမှာ နာမည်တို့၊ ပေးတဲ့လတို့၊ရက်စွဲတို့၊ ပေးရမယ့်လစာတို့နေရာတွေကို နာမည်ပေးခဲ့ရတယ်။ ဥပမာ<<name>> , <<date>> စသဖြင့်ပေါ့။ သတိထားရမှာက သူက <<>> ထဲထည့်ထားတဲ့စာလုံးတွေကို မှတ်မိနိုင်တယ်။ အကောင်းဆုံးကတော့ column name နဲ့ အဲဒီtemplate ထဲက အမည်တွေတူတူထားဖို့ပဲ ။ ဒါဆိုသူက အလိုအလျောက် ရွေးပေးသွားတယ်။အဲဒီလိုမတူခဲ့ရင်တော့ ကိုယ့်ဘာသာ လိုက်ရွေးရလိမ့်မယ်။
File naming
၈.ပြီးရင် ဆက်လုပ်ရတာလေးတွကတော့ ဖိုင်နာမည်ပေးတာ။ တစ်ခါ add on ကို run တိုင်း ဖိုင်တွေထွက်လာလိမ့်မယ်။ ဒီဖိုင်တွေကို နာမည် စနစ်တကျပေးဖို့လည်းလိုတာပေါ့။ ဒါကြောင့် ကျနော်ကတော့ ဒီလိုပေးမယ်။ ကိုယ်ကြိုက်သလိုပေးလည်းရပါတယ်။ April month salary for Mg Kaung. ဆိုပြီးတော့ပေါ့။ ဒါပေမယ့် အဲလိုရေးလို့မရဘူး။ နာမည်တွေကော လတွေကောက အမြဲပြောင်းနေမှာလေ၊ ဒါကြောင့် <<month>> month salary for <<name>> ဆိုပြီးပေးထားလိုက်တယ်။ ဒါမှ .. Google sheet ထဲမှာပါတဲ့ Row တွေထဲက လနာမည်နဲ့ လူနာမည်ကို ယူပြီး ထည့်သွားလိမ့်မယ်။ ပြီးတော့ ဖိုင်အမျိုးစားကို ဘာနဲ့သိမ်းမှာလည်းမေးတယ်။ ကျနော်ကတော့ pdf format ပဲထားလိုက်မယ်။
Saving in folder
၉.ဖိုင်နာမည်ပေးပြီးပြီဆိုရင်တော့ ဒီထွက်လာတဲ့ဖိုင်တွေကို ဘယ်နားသိမ်းရမလဲ မေးတယ်။ ကိုယ့်ဘာသာ ဖိုဒါတစ်ခုထဲထည့်လည်းရတယ်။ ဒါမှမဟုတ် ၊ လူနာမည်အလိုက် ဖိုဒါတွေခွဲလည်းရတယ်။ folder နဲ့ပတ်သက်တာအတွက် ဖတ်ဖို့ ဒီ ကိုသွားကြည့်ပါ ။သူကအရမ်းတော့မခက်ပေမယ့် နည်းနည်းလေးရှုပ်တယ်။
When to initiate the process?
၁၀. ဘယ်အချိန်မှာ ဒီအလုပ်တွေကို စလုပ်မလဲ ဆိုတာကိုလည်း သတ်မှတ်ပေးဖို့လိုတယ်။ အဲဒီအတွက်ကြောင့် ကျနော် Google sheet column ထဲမှာ approved ဆိုတာလေးထည့်ထားတာလေး တွေ့မိပါလိမ့်မယ်။ အဲဒါက တကယ်လို့ လစာကို သေချာစစ်ပြီးပြီဆိုရင် yes ဆိုပြီးထည့်ပေးလိုက်ပေါ့။ မဟုတ်ရင်တော့ ကွက်လပ်ပဲထားလိုက်တယ်။ addon ရဲ့ နံပတ် 7 မှာ ဘယ်အချိန်မှာအလုပ်လုပ်မလဲဆိုတဲ့နေရာမှာ တော့ approved column က NOT NULL ဆိုရင် လုပ်မယ်လို့ပြောထားတယ်။ တကယ်လို့ ကွက်လပ်ဖြစ်နေရင်တော့ ကျော်သွားလိမ့်မယ်။
Sending email
၁၁.နောက်ဆုံးအဆင့်ကတော့ ဒီ ထွက်လာတဲ့ဖိုင်ကို အီးမေးလ်ပို့မှာလားဆိုပြီးမေးတာပါ။ ပို့မယ်ဆိုရင်တော့ တစ်ခါတည်း email template လေး ဒီနေရာမှာ လုပ်လို့ရပါတယ်။ ကိုယ်ပြောင်းလဲချင်တဲ့စာ ၊နာမည်တွေအားလုံးကို google sheet column ထဲမှာပါတဲ့ အရာတွေနဲ့ <<>> တွေကိုသုံးပြီး သတ်မှတ်ပေးလို့ရပါတယ်။ အဲဒီနောက် မှာတော့ Run on time tirgger ကော Run on form trigger ကိုကော Yes လုပ်ပေးထားပါ။ သူတို့က ပုံမှန် Run နေဖို့ အတွက်အသုံးဝင်ပါတယ်။
Test / Run
၁၂. အားလုံးပြီးသွားပြီဖြစ်လို့ Run ဆိုတဲ့ button လေးကို နှိပ်ကြည့်ပါ။ သူအလုပ်လုပ်နေတာကိုတွေ့ပါလိမ့်မယ် ။ပြီးရင်တော့ Google sheet ထဲမှာ column အသစ်တွေတိုးလာပါလိမ့်မယ်။ ကိုယ်သတ်မှတ်ထားသလို email လည်းပို့တယ်. Pdf တွေလည်းထွက်လာတာကိုမြင်ရပါလိမ့်မယ်။ ဒါ ဆို အချိန်များစွာကုန်မယ့်အလုပ်တွေကိုခဏလေးနဲ့ ပြီးပြီပေ့ါ 🙂
Dynamic folder အတွက် Folder ID ထည့်ခြင်း
ဖိုဒါတွေကို မိမိနှစ်သက်သလိုရွေးဖို့ဆိုရင် ဖိုဒါနာမည်သိရုံနဲ့မရပါဘူး။ ဖိုဒါအိုင်ဒီကိုပါသိမှဖြစ်မှပါ။ ဒါကြောင့် Google sheet ထဲမှာ နောက်ထပ် column တစ်ခုထည့်ရပါတယ်။ သူက တော့ folder id ပါ။ အဲဒီ google sheet ထဲမှာ ပဲ နာမည်နဲ့ ဖိုဒါအိုင်ဒီ တွဲဖို့ အတွက် tab တစ်ခုထည့်ပါတယ်။ ပြီးတော့မှ Voolup function ကိုသုံးပြီး အဲဒီid နံပတ်တွေကို ကျနော် အစောပိုင်းက ပြခဲ့တဲ့ main page မှာခေါ်ခေါ် သုံးတာဖြစ်ပါတယ်။
Autocrat မှာတော့ dynamic folder ဆိုတဲ့ function ကိုသုံးချင်တယ်ဆိုရင် အဲဒီ နေရာက column နေရာမှာ အသစ်ထည့်ထားတဲ့ folder name ကိုရွေးပေးရုံပါပဲ။
Template ပြုလုပ်ခြင်း
Template ပြုလုပ်ရတာခက်ခဲလှတာတော့မဟုတ်လှပါဘူး။ Google doc (သို့) Google slide မှာ အောက်မှာပြထားသလို လေးလုပ်တာပါပဲ။ သူ့ရဲ့အသက်ကတော့ <<>> ပဲဖြစ်ပါတယ် ။ ကိုယ် ပြောင်းလဲစေချင်တဲ့ တန်ဖိုးကို အဲဒီ <<>> ထဲကိုထည့်ထားရပါတယ်။ ကျန်တဲ့ စာတွေအားလုံးက အသေဖြစ်ပြိး အဲဒီတစ်ခုပဲ ပြောင်းလဲနေမှာပါ။
Template Photo
Printed photo which used above template.
Arthur (25.4.2019)