Google Calendar အသုံးပြုခြင်း

Google Calendar ကိုသာမန် ပြက္ကဒိန် တစ်ခုအနေထက် ပို၍ အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။ Calendar ကိုကောင်းစွာသုံးတတ်လာပါက ၊​ Time management များပိုမိုထိရောက်လာနိုင်၍ တစ်ဦးနဲ့တစ်ဦးချိန်းဆိုရာ၊ သို့မဟုတ် အတန်းချိန်များ manage လုပ်ရာတွင် ပိုမို လွယ်ကူအဆင်ပြေလာပါလိမ့်မည်။

အများဆုံးအသုံးချနိုင်သော use cases များမှာ

1. meeting appointment များပြုလုပ်ခြင်း
2. time management ပြုလုပ်ခြင်း
3. booking အတွက်အသုံးပြုခြင်း စသည်တို့ဖြစ်သည်။

Google Calendar ကိုအသုံးပြုရန်အတွက် Google Account သို့မဟုတ် Gmail ရှိရန်လိုပါသည်။ https://calendar.google.com ကိုသွားလိုက်သည်နှင့် Calendar view တစ်ခုကို မြင်ရပါလိမ့်မည်။​ သူ့ဆီမှာ နေ့ရက်အနေဖြင့်ပြသည့် view, ရက်သတ္တပတ်အလိုက် ပြသည့် view ၊​လအလိုက် ပြသည့် view စသဖြင့်ရှိပါသည်။

Views

မည်သည့်အချိန်တွင် မည်သူနှင့် appointment ရှိသလဲဆိုတာကိုတော့ အောက်ပါ week view or day view မှာ မြင်နိုင်ပါသည်။

Event အသစ်တစ်ခု သို့မဟုတ် Reminder အသစ်တစ်ခုကို ဖန်တီးရန် Create ကိုနှိပ်ရန်လိုအပ်ပါသည်။ အောက်တွင် မြင်ရသည့်အတိုင်း ခေါင်းစဉ် ၊ မည်သည့်အချိန်ကနေ မည်သည့်အချိန်ထိဖြစ်မလဲ၊ မည်သူတွေကို ဖိတ်မလဲ၊​မည်သည့်အခန်း ၊​နေရာမှာ ရှိသလဲဆိုတာကို ရွေးချယ်နိုင်ပါတယ်။ ပြီးတော့ Description ထဲမှာ ဒီ ပွဲနဲ့ပတ်သက်တဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို ထည့်သွင်းရေးသားနိုင်ပါတယ်။​

Add Guests

Guest တွေကိုဖိတ်ဖို့ကတော့ သိပ်မခက်ပါဘူး။ သူ့ထဲမှာ Email address ကိုရိုက်ပေးလိုက်ရုံပါပဲ။

Add Rooms, Location or Conferencing

အခန်းကို နှိပ်ကြည့်မယ်ဆိုရင် ဘာမှမပေါ်တာကိုတွေ့ရနိုင်ပါတယ်။ ဘာကြောင့်လဲဆိုတော့ အခန်းကို ကြိုတင် တည်ဆောက်ထားမှ ဒီနေရာမှာလာပေါ်ပါလိမ့်မယ်။ နေရာကတော့ Google map ကိုသုံးတာဖြစ်တဲ့အတွက် စိတ်ကြိုက်ရှာထည့်လို့ရပါတယ်။ Add Conferencing ဆိုတာ ကတော့ လူကိုယ်တိုင် အပြင်မှာတွေ့ဆုံတာမျိုးမဟုတ်ပဲ Online ကနေ Video conferencing လုပ်တဲ့အခါမျိုးမှာ သုံးတာပါ။ အချိန်ကျလို့ meeting ပြုလုပ်တော့မယ်ဆိုရင် အဲဒီ conferencing link ကနေတဆင့် join လို့ရပါတယ်။

အဲဒီနောက် အောက်ဆုံးမှာ Description နဲ့ မိမိရဲ့ calendar အကောင့်နာမည် ပေါ်နေပါလိမ့်မယ်။​ Save နှိပ်လိုက်ရင် Event တစ်ခု ဖန်တီးပြီးသွားပါလိမ့်မယ်။ စောစောက ဖိတ်ထားတဲ့ Guest တွေဆီကို notify email ပို့မှာလားလို့ မေးပါလိမ့်မယ်။ ပို့ချင်ရင်လည်းသဘောပါ။ မပို့လည်းရပါတယ်။ သူတို့ ရဲ့ Calendar ထဲမှာ Invite လုပ်ထားတဲ့ Event တစ်ခုအနေနဲ့ သွားပေါ်နေပါလိမ့်မယ်။

Regular Meeting

တစ်ခါတစ်လေကျရင် အပတ်စဉ် ပုံမှန်လုပ်လေ့ရှိတဲ့ meeting မျိုးတွေလည်းရှိတတ်ပါတယ်။ အဲဒီလိုဆိုရင် မိမိစိတ်ကြိုက် ဒီ meeting ကို ဘယ်လို repeat လုပ်မလဲ သတ်မှတ်နိုင်ပါတယ်။ အဲဒီလိုလုပ်ဖို့အတွက် ဖန်တီးထားတဲ့ event ထဲကိုဝင်ပြီး ခဲတံပုံ Edit ကိုနှိပ်လိုက်ပါ။

Does not repeate လား၊ နေ့စဉ်လား၊ အပတ်စဉ် လား ၊ အပတ်စဉ်ဆို ဘယ်နေ့လဲ စသဖြင့် ရွေးလို့ရပါတယ်။

ကိုယ်ဖိတ်ထားတဲ့ Guest က တစ်ခါတစ်လေ မအားတာမျိုးလည်းရှိတတ်တယ်။ အဲဒီလိုအချိန်ဆိုရင် သူအဆင်ပြေတဲ့အချိန်ကို ပြန်ပြောင်းဖို့လိုတာပေါ့ ။ အဲဒီအခါကျရင် Modify event ကို အမှန်ခြစ်ပေးထားရင် ဖိတ်ထားတဲ့သူတွေက သူတို့ဘာသာ meeting ကိုရွေ့လို့ရပါတယ်။ အဲဒါကို ဖြုတ်ထားရင်တော့ ဒီ Event ကို ဖန်တီးလိုက်တဲ့သူကပဲ ပြင်ဆင်ခွင့်ရှိပါလိမ့်မယ်။

အခြားသူများ၏ Calendar များကို ကြည့်ရှုခြင်း

တစ်ခါတစ်လေကျရင်တော့ ကိုယ်နဲ့ meeting လုပ်မယ့်သူရဲ့အချိန်ဇယားကို ကြည့်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ဒါမှ သူဘယ်အချိန်အားနေလဲဆိုတာကို သိနိုင်မှာလေ။ အဲဒီလိုမျိုးဆိုရင် Meet with ဆိုတာရဲ့ အောက်က box ထဲမှာ ကိုယ်သိချင်တဲ့သူရဲ့ Email ကိုရိုက်ထည့်လိုက်လို့ရပါတယ်။ အဲဒါဆိုရင်သူ့ရဲ့ Calendar ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။ တစ်ခုရှိတာကတော့ လူတိုင်းရဲ့ Calendar ကိုတော့ ဒီနည်းနဲ့ကြည့်လို့မရပါဘူး။ ကိုယ့်ရဲ့ Calendar ကိုကြည့်ခွင့်ပေးထားတဲ့သူတွေမှာဆိုရင်တော့မြင်နိုင်ပါတယ် ။​များသောအားဖြင့်​ Gmail.com နဲ့ဆုံးတာမဟုတ်ပဲ​ Organization email address ကိုသုံးတယ်ဆိုရင် တော့ access ပေးစရာမလိုပဲ တန်းကြည့်နိုင်ပါလိမ့်မယ်။​ မဟုတ်ရင်တော့ ကိုယ်က သူတို့ရဲ့ Calendar ကိုကြည့်ခွင့်တောင်းနေပါတယ်ဆိုပြီး တစ်ဖက်ကို Email ပို့ပါလိမ့်မယ် ။

Other Calendars

အချို့တွေက တော့ သူတို့ရဲ့ ကိုယ်ပိုင် Calendar မဟုတ်ပဲ Public calendar များသီးခြား ဖန်တီးထားလေ့ရှိပါတယ် ။ ဥပမာ တစ်ဦးတစ်ယောက်က မြန်မာပြည်က . ရုံးပိတ်ရက်တွေကို အပင်ပန်းခံစာရင်းပြုစုပြီး Google မှာ Public Calendar လုပ်ထားတာမျိုးပေါ့။ ဒါမျိုးကျတော့ သူတို့ ရဲ့ Calendar ID ကိုသိတယ်ဆိုရင် Subscribe ( Follow) သဘောမျိုးလုပ်ထားလို့ရပါတယ်။

အဲဒီလိုလုပ်ချင်တယ်ဆိုရင် Other Calendars ဆိုတာလေးကိုဝင်ကြည့်လိုက်ပါ။ Subscribe to calendar ဆိုတာရှိမယ်။​ကိုယ်ပိုင် calendar အသစ်တစ်ခုလုပ်မယ်ဆိုတာရှိတယ်။ ရှိပြီးသားတွေလိုက်ရှာမယ်ဆိုတာရှိတယ်။ ကိုယ်က ကျောင်းတက်နေတယ်။ အတန်းထဲမှာ EC ဆိုရင် အခြားကျောင်းသားတွေအတွက် အဆင်ပြေစေဖို့ ဘယ်နေ့ဘာအချိန်ရှိတယ်ဆိုတာကို ဒီလို Group calendar တစ်ခုလုပ်ပြီး Public လုပ်ထားလို့ရပါတယ်။

Creaet new calendar လုပ်ပြီး အဲဒီထဲမှာ စာသင်ချိန်တွေ၊​ အခြား Activity လုပ်မယ့်အချိန်တွေသာ ထည့်ထားရင် notice board ပေါ်တောင် သွားကြည့်စရာမလိုပဲ ဖုန်းထဲကနေတန်းပြီး ကြည့်လို့ရမှာပါ။ အတန်းမစခင် ပွဲမစခင်လည်း remind လုပ်ပါလိမ့်မဦးမယ်။​ တစ်ခုခုဆိုရင် subscribe လုပ်ထားတဲ့သူတွေကို message လည်းပေးလို့ရပါဦးမယ်။ အသေးစိတ်ကိုတော့ နောက်မှ ထပ်ဖော်ပြပေးပါမယ်။ မိမိ Calendar ကိုပဲဖြစ်ဖြစ် Team calendar ကိုပဲ ဖြစ်ဖြစ် Public ပြုလုပ်လိုတယ်ဆိုရင် နာမည်ဘေးက Option လို့ခေါ်တဲ့ ဒေါင်လိုက် အစက် လေးသုံးစက်ကိုနှိပ်ပါ။ Settings and Sharing ဆိုတာလေးပေါ်လာမယ်။​အဒါကို ရွေးရင် Access permission ဆိုတဲ့ အောက်မှာ ဒါကို Public လုပ်မှာလား အဖွဲ့အစည်းထဲမှာပဲ မြင်ခွင့်ပေးမလားဆိုတာတွေပေါ်လာပါမယ်။ Gmail.com နဲ့ဆုံးတဲ့ Account ကိုသုံးတာဆိုရင်တော့ ဒုတိယ Option ကိုမြင်ရမှာမဟုတ်ပါဘူး။ ပြီးတော့ ကိုယ်မျှဝေထားတဲ့သူတွေကိုလည်း အောက်မှာဆက်လက်ဖော်ပြထားပါတယ်။ အသေးစိတ် setting များကိုတော့ မပြောတော့ပါဘူး။​မိမိကိုယ်တိုင်ဖတ်ကြည့်ပြီး လေ့လာနိုင်ပါတယ်။

ဖုန်းကနေ အခု Google Calendar ကိုသုံးမယ်ဆိုရင် အရင်ဆုံး Google account နဲ့ Login ဝင်ဖို့တော့လိုပါတယ်​ ။​Android တွေမှာတော့ တန်း Login ဝင်ရတာဖြစ်တဲ့အတွက် ပြဿနာမရှိပါဘူး။ ioSတွေမှာလည်း icalendar ထဲဝင်ပြီး Gmail နဲ့ချိတ်ပေးလိုက်ရင် အဆင်ပြေမယ်ထင်ပါတယ်။​

ကောင်းကျိုးအနေနဲ့ပြောရရင် တစ်ခါတစ်လေ ကျွန်တော်တို့ ခရီးထွက်တယ်။ လေယာဉ်တို့ ဟော်တယ်တို့ Booking လုပ်တယ်ဆိုရင် ကိုယ့် calendar ထဲမှာ လေယာဉ်အချိန်စာရင်း၊​ဟော်တယ်ဘွတ်ကင်တို့က တန်းပြီးပေါ်နေပါလိမ့်မယ်။ ဒါကြောင့် အချိန်မှားတယ်ဆိုတာလည်း မရှိနိုင်တော့ပါ။ တချိန်မှာတော့ ဆေးရုံဆေးခန်းသွားပြမယ်ဆိုရင်တောင် ဒီလိုမျိုး Calendar ထဲအော်တို Booking လုပ်သွားတာမျိုးက ဖြစ်လာနိုင်ပါလိမ့်မယ်။

That’s all for now. Thanks for reading. Wish you have a productive day.

Arthur